Tips för bättre veckobrev, mejl, mm i skolan

Tips för bättre veckobrev, mejl, mm i skolan. Det kan vara irriterande med alla mejl med frågor! Det kan bero på hur vi kommunicerar. Det är till och med troligt. För det här med kommunikation är svårt! Det gäller att alltid tänka på vem som är mottagare och att deras tid är dyrbar. Det grundläggande för välstrukturerad information är:

• Klarspråk – dvs. tänk på att mottagaren inte har samma ordförråd och kunskap som du
• Viktigaste först
• Rensa bort onödiga ord och dubbelinformation
• Foton, illustrationer, punktlistor och mellanrubriker gör materialet mer lättläst

Många barn och ungdomar behöver inte särskilt mycket information. De tycker det har koll bara de vet i stort vad som är på gång. De litar på lärare och andra vuxna i skolan, de är trygga i det och ser inte små förändringar som oförutsedda eller läskiga.

Mycket kommunikation i skolan, veckobrev, mejl och inlägg på skolors intranät, är skrivna av sändaren med de här eleverna för ögonen. Men det är en annan grupp elever som behöver informationen mest! Det är de oroliga, nervösa, pirriga, stressade. Det är eleverna med en övermäktig skol- eller livssituation. Ofta på grund av en otillgänglig lärmiljö, men inte sällan har de också jobbigt hemma eller en diagnos som NPF, språkstörning eller medicinska problem. De behöver bra information för att få struktur och förutsägbarhet.

Tips för bättre veckobrev, mejl, mm i skolan

Här följer några exempel på hur du kan förbättra din kommunikation:

Studiebesök

”På torsdag åker vi till Medeltidsbyn, ta med matsäck och kläder efter väder”.

Visst, den här informationen räcker bra för de flesta. Men inte alla. Om man istället skriver:

• På torsdag åker vi till Medeltidsbyn (VAD).
• Vi börjar som vanligt 8.20 i klassrummet och tar bussen gemensamt kl 9 (NÄR) från busshållplatsen utanför skolan.
• Det är alla tvåorna som åker, men vi håller ihop klasserna och både Kalle och jag är med. (VEM)
• Det tar en timme att åka dit och vi gör ett byte. Väl där kommer vi först att ha en rundvandring med en guide per klass, sen äter vi matsäcken vid picknickbord och sen åker vi hem gemensamt (VAD och HUR).
• Vi är tillbaka i skolan vid 13, men slutar som vanligt 15.30.(NÄR)
• Ta med en regnjacka för vi är ute hela dagen, men vi äter under tak (VAD och HUR)

Så här blir det otroligt mycket bättre för barn som funderar och är oroliga. Och det är inte så mycket mer krävande att skriva. Den här informationen har så gott som alltid den som skriver och det tar faktiskt ytterst marginellt mer tid att skriva några meningar extra. Liten insats, stor skillnad.

Idrottsdag

Exempel på ett intranät från gympaläraren till högstadieelever om idrottsdagen nästa vecka.

”På Idrottsdagen nästa vecka kommer vi att vara på Vallen efter lunch, vanliga lektioner inställda, ta med lämpliga kläder för löpning och liknande.”

Jämför

• På idrottsdagen torsdagen den 4 september kl. 13 – 16 (NÄR) kommer vi att ha friidrott: löpning 60m, längd- och höjdhopp, stöta kula och löpning 400m. (VAD)
• Vi kommer att hålla till på Vallen, Idrottsvägen 2 (VAR) och eleverna tar sig dit själva efter att ha ätit lunch på skolan. Buss 43 går från skolan till Vallen kl 12.25 och 12.40 framme 12.40 respektive 12.55, men det tar bara 20 minuter att gå. De som vill kan samlas 12.20 för gemensam promenad med mig, Isak Olsson. (NÄR och HUR), ni når mig på 0709 999 99 99.
• Hela högstadiet deltar, men ni kommer att delas upp i grupper inom varje klass och få ett schema med i vilken ordning ni ska göra de olika grenarna och tider. Vid varje gren finns det en eller två lärare som hjälper till. (VEM och HUR).
• Ta med kläder för friidrott, men glöm inte att det kan bli kallt mellan grenarna så ta med en träningsoverall eller andra kläder så du håller dig varm (VAD)

Tidigare inlägg med exempel på tydlig information inför schemabrytande aktiviteter och ett annat inför terminsstart, men tankarna kan användas i fler sammanhang”

Använd frågeorden för effektiv kommunikation

Så tänk på att i all kommunikation är de små frågeorden  när, var, hur, vad, vem, vilka och kanske varför oerhört viktiga. Svara på samtliga. Och bjud in den som behöver mer information till att ta kontakt. Någon kanske till exempel behöver veta vilka som ska vara i deras grupp eller var deras mentor kommer att finnas.

Ta aldrig tidigare information för given (även om du tycker du kommunicerat den 100 gånger). Varning för texter som ”Glöm inte föräldramötet nästa vecka”, skriv istället ”Glöm inte föräldramötet för 7a och 7b på torsdag 3 mars kl 19 – 21 i matsalen. Sista timmen delar vi upp oss och går till respektive klass hemklassrum.” Vare sig man fått informationen tidigare på pappersblad, mail, eller om det finns en annan post på intranätet, så finns risken att mottagaren inte hittar, har slängt informationen eller inte har sitt lösenord på plats…

Det tar iofs lite mer plats, men gör det något då det mesta kommuniceras digitalt? Eller tryck dubbelsidigt om ni trycker ut på papper? Liten insats – stor skillnad. Förbättra er kommunikation genom att tänka struktur, förutsägbarhet och få det genom att svara på så många frågeord ni kommer på. Gärna samma struktur och utseende varje vecka eller varje inlägg. Ni kanske kan ta fram en mall som alla kan (ska) följa?

Lycka till! För våra älskade ungars skull, ja, för allas skull.

0 KOMMENTARER